ISTITUTO CONFUCIO DELL’UNIVERSITA’ DI TORINO – PRIVACY POLICY ATTIVITÀ FORMATIVE
Informativa per attività formative in presenza e online
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, ‘GDPR’), l’Istituto Confucio dell’Università di Torino, in qualità di Titolare del trattamento, informa gli allievi e i potenziali allievi in merito al trattamento dei dati personali connesso alle attività formative svolte in presenza e online.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è ISTITUTO CONFUCIO DELL’UNIVERSITÀ DI TORINO, con sede in Via Sant’Ottavio 50, 10124 Torino, C.F. e P. IVA 10287440019. Il Titolare è contattabile al numero +39 011 6703913 e all’indirizzo e-mail segreteria@istitutoconfucio.torino.it.
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), indicato sul sito istituzionale, è SPAZIOTTANTOTTO S.r.l.. Le comunicazioni rivolte al RPD/DPO possono essere inoltrate tramite i recapiti del Titolare sopra indicati.
2. Fonti e categorie dei dati personali
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato e, ove applicabile, presso le scuole o gli enti che richiedono o organizzano l’attività formativa.
Possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, recapiti, e-mail e telefono;
- Dati amministrativi, economici e bancari: dati necessari all’iscrizione, alla fatturazione e al pagamento delle quote;
- Dati relativi al percorso formativo: corso frequentato, presenze, attività svolte, valutazioni, esiti e comunicazioni didattiche;
- Dati relativi alla didattica online: indirizzo e-mail o account utilizzato, nome visualizzato, dati di accesso e di collegamento, messaggi in chat e altri dati tecnici generati dalla piattaforma, nei limiti necessari alla fruizione del servizio;
- Immagine, voce e registrazioni: audio e video del docente, dei materiali condivisi e, quando l’allievo interviene o mantiene attivi videocamera o microfono, la sua immagine, voce, nome visualizzato e contributi resi durante la lezione;
- Categorie particolari di dati: eventuali informazioni relative a disabilità, bisogni educativi o altre condizioni personali, esclusivamente se necessarie per predisporre misure di supporto e nei limiti di quanto comunicato dall’interessato o da chi ne esercita la responsabilità genitoriale.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- gestione delle richieste di informazioni, delle iscrizioni, dei pagamenti, delle presenze, delle valutazioni e delle comunicazioni organizzative e di servizio, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e c) GDPR;
- erogazione delle lezioni in presenza e online, gestione delle classi virtuali e messa a disposizione dei materiali didattici, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;
- registrazione delle lezioni e messa a disposizione delle registrazioni agli allievi iscritti al medesimo corso, in particolare per consentire il recupero delle lezioni agli assenti e garantire la continuità didattica. Tale trattamento è effettuato in quanto parte delle modalità di erogazione del servizio formativo comunicate all’atto dell’iscrizione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;
- adempimento di obblighi legali, fiscali, contabili e amministrativi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;
- accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) e, per eventuali categorie particolari di dati, dell’art. 9, par. 2, lett. f) GDPR;
- gestione di specifiche esigenze di supporto o accessibilità, per le categorie particolari di dati, sulla base del consenso esplicito dell’interessato, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, salvo che sia applicabile una diversa base giuridica prevista dalla legge;
- per finalità promozionali di comunicazione: per legittimo interesse (GDPR artt. 6 co.1 lett. f) in merito ad attività di marketing diretto; previo consenso (GDPR art. 6 co. 1 lett. a)) in merito ad attività di marketing da parte di eventuali sponsor o terzi.
Le registrazioni delle lezioni non sono destinate alla pubblicazione sul sito, sui social network o su altri canali pubblici e non sono riutilizzate per finalità promozionali senza uno specifico consenso separato.
4. Natura del conferimento e conseguenze del mancato conferimento
Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione e alla partecipazione alle attività formative è indispensabile; il mancato conferimento può rendere impossibile l’erogazione del corso o l’adempimento degli obblighi amministrativi e fiscali.
L’attivazione della videocamera da parte dell’allievo è di regola facoltativa, salvo specifiche esigenze didattiche previamente comunicate. L’attivazione del microfono o la partecipazione tramite chat può comportare la registrazione della voce, del nome visualizzato e dei contributi resi durante la lezione. Il consenso per finalità promozionali o per la diffusione pubblica di immagini e registrazioni è facoltativo e il suo mancato rilascio non pregiudica la partecipazione al corso.
5. Modalità di trattamento e misure di tutela
Il trattamento è effettuato con strumenti manuali, informatici e telematici, da personale autorizzato e istruito, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.
Le lezioni possono svolgersi in presenza oppure online. Quando una lezione viene registrata, per quanto possibile, l’inquadratura e la registrazione sono limitate al docente e ai materiali didattici; la voce o l’immagine degli allievi possono essere incluse quando questi intervengono o mantengono attivi microfono e videocamera.
Le registrazioni sono rese disponibili esclusivamente mediante strumenti ad accesso riservato agli allievi iscritti al medesimo corso e al personale autorizzato. È vietata la diffusione, la pubblicazione o la condivisione con soggetti estranei al corso. I fornitori delle piattaforme di videoconferenza, archiviazione e assistenza informatica operano, quando trattano dati per conto dell’Istituto, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati.
6. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi
Il trattamento avviene prevalentemente in Italia e nello Spazio economico europeo. Qualora l’utilizzo di piattaforme o servizi cloud comporti trasferimenti di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, tali trasferimenti avverranno nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali standard della Commissione europea, con adozione delle eventuali misure supplementari necessarie. Ulteriori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste al Titolare.
7. Periodo di conservazione
I dati amministrativi, contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile, di regola dieci anni. Gli altri dati relativi al rapporto formativo sono conservati per la durata del corso e, successivamente, per il tempo necessario a gestire eventuali richieste, contestazioni o obblighi di legge.
Le registrazioni delle lezioni sono conservate esclusivamente per finalità didattiche e sono cancellate al termine dell’anno scolastico o formativo di riferimento, anche dagli spazi di condivisione attivi, fatti salvi i tempi tecnici strettamente necessari per la sovrascrittura delle copie di sicurezza. Non sono conservate oltre tale termine per finalità promozionali o di archivio.
I dati trattati sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca dello stesso o fino al venir meno della finalità per cui il consenso è stato raccolto, salvo la conservazione necessaria a dimostrare il consenso prestato o a tutelare un diritto.
8. Categorie di destinatari
Nei limiti pertinenti alle finalità sopra indicate, i dati possono essere comunicati o resi accessibili a:
- a incaricati e responsabili del trattamento, tanto interni all’organizzazione della scrivente, quanto esterni, che svolgono specifici compiti ed operazioni (es. docenti, amministratori di sistema, gestori newsletter, ecc.)
- nei casi ed ai soggetti previsti dalla legge.
I dati non sono oggetto di diffusione, salvo specifico consenso dell’interessato per le finalità promozionali indicate nella presente informativa o salvo obblighi di legge.
9. Diritti dell'interessato
In ogni momento potrà: esercitare i Suoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, assenza di processi di decisione automatizzati) quando previsto nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi degli artt. dal 15 al 22 del GDPR (disponibili al seguente link https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT#d1e2168-1-1 o tramite il QR code qui a lato); proporre reclamo al Garante (www.garanteprivacy.it); qualora il trattamento si basi sul consenso, revocare tale consenso prestato, tenuto conto che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando una comunicazione via e-mail all’indirizzo: segreteria@istitutoconfucio.torino.it.
10. Aggiornamento dell'informativa
Il Titolare può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche. Le versioni aggiornate saranno rese disponibili presso la sede amministrativa e sul sito istituzionale https://istitutoconfucio.torino.it/ e, quando necessario, comunicate direttamente agli interessati.